O Projecto Apolo debruçou-se na implementação de um sistema de gestão documental numa das instituições bancárias líderes de mercado em Angola. Com a duração de um ano, o projecto teve uma implementação bem sucedida, dentro do tempo e do âmbito inicialmente previstos.

 

Projecto Apolo

O Projecto APOLO visou a implementação de um sistema informático, baseado em tecnologia open source, Alfresco, para apoio à gestão de conteúdos e digitalização de documentos, por forma a facilitar os processos de administração e de negócio da organização.

Para alcançar essa transformação apostou-se em duas vertentes complementares: uma vertente tecnológica e uma vertente motivacional.

A vertente tecnológica englobou o desenvolvimento e a implementação de soluções tecnológicas desenhadas à medida das necessidades da organização, respeitando os processos de trabalho da organização e modernizando-os sempre que possível.

Por outro lado, a vertente motivacional consistiu numa gestão da mudança, realizada de forma organizada e coerente, para facilitar o processo de adaptação da cultura de trabalho da instituição, em termos de valores e procedimentos, às soluções tecnológicas implementadas no âmbito do projecto.

O papel da Bag

Neste projecto, a Bag foi responsável pela gestão das equipas de projecto bem como pelo processo de gestão de mudança.

A componente de gestão de projecto incluiu toda a supervisão de qualidade dos entregáveis, produção de relatórios de projecto e, acima de tudo, a direcção de projecto em conjunto com o cliente.

Por sua vez, a componente de gestão da mudança incluiu a criação de toda a imagem do projecto e o desenvolvimento de peças de comunicação e merchandising. Por outro lado, a gestão da mudança implica uma aproximação aos utilizadores desde o primeiro momento. Os utilizadores finais do Apolo foram envolvidos na demonstração e discussão de protótipos e provas de conceito desde o primeiro momento. Aquando do início da utilização, todos os utilizadores tiveram um acompanhamento constante.

 
 Exemplo de peça de comunicação

Exemplo de peça de comunicação

 

Resultados

O APOLO encontra-se actualmente implementado em três unidades orgânicas da organização permitindo gerir os processos de gestão documental mapeados e desenvolvidos para cada uma destas unidades orgânicas. Foram desenvolvidos um conjunto de processos de trabalho de cada área, indo de encontro às necessidades de cada uma das unidades orgânicas.

Devido à natureza de trabalho destas áreas fez com que o APOLO tivesse um impacto global na organização. Até à conclusão do projecto, foram realizados mais de 5000 encaminhamentos de documentos para as restantes unidades orgânicas da instituição, permitindo que todas as áreas do banco estivessem interligadas entre si na mesma plataforma.

A melhoria da eficiência dos processos de trabalho envolvidos no projecto APOLO resultou também do acompanhamento e envolvimento dos utilizadores.

Desta forma, conseguiu-se assegurar uma novo método de trabalho pelos colaboradores que permite:
•    Assegurar a rastreabilidade e imediata localização de documentos;
•    Simplificar as tarefas de quem lida diariamente com a documentação;
•    O aumento da segurança e privacidade da informação;
•    Melhorar a celeridade e eficácia na tramitação dos processos;
•    Tomar decisões céleres e fundamentadas documentalmente.

Em suma, os principais resultados do projecto APOLO foram, em primeiro lugar, mostrar que a mudança é possível. O APOLO conseguiu transformar verdadeiramente a mentalidade dos colaboradores e a cultura de trabalho das unidades orgânicas envolvidas no projecto. A adesão empenhada de todos e a convicção que se foi generalizando de que o APOLO é uma vantagem pessoal no contexto de um processo de trabalho.

Em segundo lugar, a utilização do APOLO traduziu-se em vantagens concretas e tangíveis. Fluxos de trabalho definidos, milhares de documentos digitalizados e arquivados disponíveis para consulta, responsabilidades atribuídas, processos de decisão inteligíveis e fundamentados. Maior celeridade, maior eficácia, maior responsabilidade, um crescimento na profissionalização do sistema, apto a responder mais depressa, de forma mais segura e com remissão para a documentação pertinente.